RMK Kombis "SURAT BISNIS"

A.           PENGERTIAN SURAT BISNIS

SURAT adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa : pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan / permohonan, laporan. surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yg dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. Dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Hal-hal yg disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan,pernyataan,pertimbangan,lamaran,penolakan,dsb. 

B.                 TUJUAN SURAT BISNIS

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a.         Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b.         Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c.         Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Dalam dunia usaha dan dinas pemerintahan, surat dapat dijadikan sebagai :

a.       Bukti otentik dan memunyai kekuatan hukum, misalnya surat perjanjian, kutansi, bukti tanda terima, faktir dan lain sebagainya.

b.      Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas. Surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan penindaklanjutan suatu aktivitas ataupun program suatu badan usaha atau perseorngan.

c.       Jaminan keamanan, mislanya surat jalan

d.      Alat pengingat. Dengan membuka arsip, data-data atau informasi lampau yang terlupakan dapat dilihat dan ditinjau kembali.

e.       Sarana untuk mengatasi kendala wakti, jarak, dan tenaga.

f.       Alat promosi (iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam surat-surat bisnis.

C.                JENIS-JENIS SURAT BISNIS

Berikut ini macam-macam surat bisnis yang biasa digunakan sesuai dengan kepentingannya masing-masing.

a.        Surat perkenalan, yaitu surat yang berasal dari penjual untuk pembeli dengan tujuan mengenalkan perusahaan. Surat ini bertujuan agar pembeli tertarik dengan perusahaan dan akhirnya memutuskan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan tersebut.

b.        Surat permintaan penawaran, yaitu surat dari calon pembeli yang ingin meminta penawaran barang atau produk. Surat ini biasanya menjadi permulaan dari proses transaksi bisnis. Dalam surat ini, pembeli akan meminta keterangan yang lebih rinci tentang barang yang akan ditawarkan seperti harga, catalog, cara pembayaran, dan sebagainya. Selain itu, surat ini juga bisa berupa permintaan agar penjual memberikan demontrasi produk.

c.         Surat pesanan, yaitu surat yang berasal dari pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa yang sebelumnya sudah diketahui informasi barang baik dari iklan, surat penawaran, dan sebagainya.

d.        Surat penawaran, yaitu surat dari penjual untuk pembeli yang isinya berupa pnawaran produk dengan member keterangan tentang barang yang ditawarkan. Surat ini dikirimkan agar pembeli tertarik untuk memesan produk.

e.         Surat penerimaan pesanan, yaitu surat dari penjual untuk pembeli yang isinya berupa informasi bahwa penjula sudah menerima order dan semua persyaratan pemesan telah disetujui oleh penjual tanpa adalagi pebahasan tentang pesanan produk tersebut. Dalam surat penerimaan pesanan ini juga diinformasikan bahwa penjual akan memenuhi pesanan. Hanya saja penjual membutuhkan waktu untuk persiapan.

f.         Surat konfirmasi pesanan, yaitu surat yang berisi tentang pesanan seperti nama produk, harga produk, jumlah pesanan, cara pembayaran, dan sebagainya. Surat ini dibuat agar didapatkan kepastian tentang pesanan tersebut.

g.        Surat penolakan pesanan, yaitu surat yang berisi informasi bahwa penjual menolak pesnan dari pelanggan beserta alasannya yang logis. Penolakan ini sebaiknya dilakukan dengan segera. Karena ini adalah surat penolakan, hendaknya penolakan tersebut disampaikan dengan bahasa yang sopan dan halus. Hal ini dilakukan agar hubungan antara penjual dan pembeli tetap terjaga dengan baik. Dalam surat penolakan tersebut, penjual juga biasanya menyertakan surat penawaran yang baru. Jadi, sambil menolak penjula menawarkan lagi produk baru. Tentu saja baran yang ditawarkan adalah barang yang sejenis dengan barang yang ditolak. Bisa juga dikatakan sebagai pengganti barang tersebut.

h.        urat referensi dagang dan referensi bank. Referensi bank yaitu surat referensi yang dikeluarkan pihak bank. Sedangkan surat referensi dagang adalah surat referensi dari perusahaan atau penjual. Surat referensi ini sifatnya rahasia dan diberkan dari pihak yang member ke pihak yang menerima.

D.      BENTUK-BENTUK SURAT BISNIS

Bentuk surat ialah tata letak bagian-bagian surat. Masing-masing bagian surat mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Pada asasnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara mendasar. Bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi hasil modifikasi atas kedua bentuk dasar tersebut. Kedua bentuk itu adalah block style dan semi block style. Selain itu masih ada bentuk full block style, hanging paragraph style, dan official style.

Bentuk surat resmi yang biasa digunakan:

1.    bentuk lurus penuh (full block)

2.    bentuk lurus (block)

3.    bentuk setengah lurus (semi block)

Bentuk-Bentuk Surat

a.         Berdasarkan Asal dan Tujuan

1.    Surat Intern: Surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam suatu lingkup sebuah instansi.

2.    Surat Ekstern: Surat yang berasal dari dan untuk instansi lain di luar sebuah instansi atau organisasi.

b.        Berdasarkan Status

1.    Surat Dinas: Surat yang ditujukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan ybs.

2.    Surat Pribadi: Surat yang ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs.

c.         Berdasarkan Sifatnya

1.    Surat Penting: Surat yang memerlukan tindak lanjut dan memiliki nilai guna dalam proses administrasi.

2.    Surat Biasa: Surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, namun cukup diketahui saja.

3.    Surat Rahasia: Surat yang bersifat rahasia, hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk atau alamat yang ditunjuk.

E.       FORMAT SURAT BISNIS

a.         Bentuk  lurus penuh (full block)

 

b.         bentuk lurus (block)

c.         Bentuk setengah lurus (semi block)

F.       TEHNIK PENULISAN SURAT BISNIS

1.         Menggunakan kertas yang tepat (ukuran, jenis, warna)

2.         Menggunakan bentuk surat yang standart.

3.         Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

4.         Menggunakan gaya bahasa yang lugas.

5.         Menggunakan bahasa yang jelas.

6.         Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.

7.         Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.

8.         Tidak menggunakan singkatan kecuali yang lazim digunakan.

9.         Tidak menggunakan kata – kata yang sulit dan istilah yang belum ada dimasyarakat

Kesalahan dari segi bahasa yang sering ditemukan dalam surat menyurat umumnya sebagai berikut .

1.         Pemakaian huruf capital dan huruf kecil serta penulisan kata, banyak yang salah.

2.         Pemakaian kata atau istilah, banyak yang tidak tepat.

3.         Kalimat sering tidak lengkap, berbelit – belit dan bertele – tele.

4.         Sususan isi atau komposisi surat banyak yang tidak diatur.