1.
PENGERTIAN RAPAT
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih
orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut
Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan
pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik
swasta maupun pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai
kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan
(dalam hal rapat lebih bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih,
rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan,
pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung
efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun
demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena
itu, rapat perlu diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti
waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.
2.
PENTINGNYA RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, paling tidak
itu yang lebih bersifat umum yang artikan mengenai rapat menurut beberapa ahli.
Agar sasaran dari sebuah pertemuan yang bersifat formal dalam hal ini bentuknya
adalah sebuah rapat dapat terlaksana dengan baik maka faktor-faktor apa saja
yang harus kita pertimbangkan sehingga rapat menjadi bahagian kegiatan yang
dianggap penting, bukan sekedar tatap muka tanpa menghasilkan keluaran yang
jelas.
3.
HAL-HAL YANG
DIPERHATIKAN DALAM RAPAT
a.
Sebelum Rapat
1)
Melihat
Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda
penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan masalah, membuat sebuah
keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas tanyakan hal tersebut
pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan pertama ini
merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.
2)
Mempersiapkan
Peserta Rapat
Persiapkan konsep surat undangan dengan
baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang yang harus diundang
dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda
rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut,
utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah
petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin jalannya rapat,
menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari
sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam
kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya
pada orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.
3)
Mempersiapkan
Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam
rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini
harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim
keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan
dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi
diluar kantor, check lagi jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak
diselenggarakan karena akan mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan
sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata
letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.
4)
Membuat
Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan
deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan
disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam
garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu)
serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa
sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.
5)
Mempersiapkan
Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para
peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam
rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda
rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para
peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy
sejumlah peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan
terakhir ini penting guna memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang
berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara
rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.)
6)
Mempersiapkan
Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan
alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar
keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan
dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau
slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu),
alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas,
perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan
lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan
oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
b.
Saat Rapat
1)
Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para
peserta hadir dan bila pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka Anda
sebagai pemimpin harus bisa membawanya kembali ke topik semula.
2)
Keluarkan pendapat saat diperlukan secara sopan dan
tidak memaksakan pendapat kpada orang lain
3)
Mengikuti apa yang diperintahkan oleh moderator
4)
Kurangi melakukan intrupsi
5)
Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang
diajukan dalam rapat. Seandainya ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan
saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan
dalam rapat selanjutnya.
c.
Setelah Rapat
1)
Buat rangkuman saat
rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham setiap orang yang hadir
sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi setelah
mereka keluar dari ruang rapaT
2)
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat
dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah
diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan
Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat
telepon kepada anggota rapat.
3)
Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut, Pekerjaan-pekerjaan
yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila
rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda
dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para
anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang.
Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang
akan menghadiri pertemuan yang akan datang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar